KORESPONDENSI

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Menurut Atar Semi, surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, sikap, dan lain-lain. Sedarmayanti mengatakan surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujuikan kepada pihak lainuntuk menyampaikan warkat (pesan).

Menurut Pratama dan Manurung, surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepihak lain. Sedangkan Maman (dalam Semi 4-5) mengatakan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan ke pihak lain untuk menyampaikan informasi. Sedangkan kegiatan saling berkiim surat antara satu pihak dengan pihak lain disebut korespondensi atau surat menyurat .

Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

  1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
  2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
  3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
  4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut  diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat.  Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi.

Jenis Surat

Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya, yaitu:

Berdasarkan kepentingan dan pengirimnya

a)      Surat pribadi, yaitu dikirimkan sesorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran keja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat, dsb.

b)      Surat dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

c)      Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

d)     Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.

Berdasarkan isinya

Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan, keputusan, pemerintah, panggilan, perjanjian, laporan, pengantar, peringatan,  penawaran,  pesanan,  undangan dan  lamaran pekerjaan.

Berdasarkan sifatnya

a)      Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.

b)      Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c)      Rahasia yaitu  isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

 Berdasarkan banyaknya sasaran

Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman.

Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya

Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus

 Berdasarkan wujudnya

Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.

Berdasarkan ruang lingkup sasarannya

Surat terbagi atas intern dan ekstern.

Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email maupun handpone lewat SMS. Namun surat konvensional tetap mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diarsipkan untuk kepentingan lain kelak di kemudian hari.

Bentuk Surat

Bentuk surat (style) adalah tata letak bagian-bagian surat, yaitu dari kepala  surat sampai dengan inisial surat. Ia menyiratkan segi estetika serta kepraktisan. Menurut sejarah persuratan, bentuk yang diperkenalkan oleh Belanda adalah bentuk lekuk (intended style) yang dikenal sebagai bentuk lama, sedangkan bentuk lurus (block style) merupakan pengaruh Amerika, dikenal dengan bentuk baru. Kedua bentuk itu mempunyai beberapa variasi sehingga terdapat enam bentuk surat.

Keenam bentuk itu adalah sebagai berikut:   

  1. format lurus penuh (full block style)
  2. format lurus (block style)
  3. format setengah lurus a  (semi block style)
  4. format setengah lurus b  (semi block style b)
  5. format lekuk  (intended style)
  6. format paragraf menggantung (hanging paragraf style)

Dari berbagai macam bentuk surat diatas, terkadang masih ada beberapa jenis surat yang menggunakan pola atau susunan menyimpang dari keenam bentuk tersebut.

Ciri-ciri Surat Yang Baik

Dalam buku berjudul Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia, karya Soedjito dan Solichan TW, disebutkan bahwa surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:

  1. Surat harus disusun dengan tekhnik penyusunan surat yang benar, yaitu:
    1. Penyusunan letak bagian-bagian surat ( bentuk ) yang tepat.
    2. Pengetikan yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
    3. Pemakaian kertas yang sesuai
    4. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
    5. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar / baku sesuai kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya.

Surat dapat dikatakan surat yang baik, bila surat itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Surat memiliki maksud yang jelas

Bila sebuah surat dengan mudah dipahami pembaca, maka surat itu sudah memenuhi salah satu ciri surat yang baik. Mudah dipahami, diartikan, dan sekali baca sudah dapat dipahami makudnya. Apa yang dipahami pembaca sama dengan apa yang dimaksudkan penulis. Disamping itu, tidak ada bagian yang meragukan sehingga pembaca dapat segera memberikan tanggapan.

Surat disusun dengan rapi dan menarik

Artinya, surat itu menggunakan bentuk surat yang berlaku umum. Bagian surat diletakkan pada tempat yang tepat serta ditulis dengan susunan yang tepat dan rapi. Keseluruhan isi surat berada secara penuh di dalam halaman surat; dalam arti, tidak ada bagian yang padat sementara bagian yang lain kosong. Semuanya kelihatan rapi, bagian yang kosong di bawah sama dengan bagian yang koong di atas.

Surat  menggunakan bahasa yang baik dan benar

Artinya, surat tersebut menggunakan pilihan kata, ungkapan, kalimat yang benar sesuai dengan aturan yang berlaku dan surat itu menggunakan ejaan yang tepat pula. Nama sapaan dipilih yang sesuai dengan penerima surat.

Surat  memperlihatkan kepribadian yang baik

Cara penulis menyampaikan gagasan didalam surat penuh dengan sikap wajar, tidak bergaya sombong dan berkesan menggurui pembaca; juga tidak terlalu merendah-rendahkan diri. Kepribadian yang baik akan terlihat melalui melalui pilihan kata.

Menggunakan bahasa yang  ditulis dengan akurat dan singkat

Untuk menghasilkan surat yang baik, semuanya harus ditulis dengan teliti tanpa ada kesalahan. Surat yang baik adalah surat yang singkat. Surat yang singkat dikatakan baik karena tidak menyita waktu yang banyak untuk membacanya. Surat yang ditulis panjang lebar belum tentu menjadi lebih jelas; bahkan lebih sering terjadi surat yang panjang justru tidak dapat dipahami pembaca.

Itulah beberapa ciri surat yang baik yang mestinya harus diperhatikan didalam menuli surat, baik itu surat pribadi maupun surat resmi. Bila surat yang ditulis memenuhi kriteria sebagai surat yang baik, dengan sendirinya akan mendapat kesan yang baik bagi pembaca.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s